Rastreabilidade por item
Cada item deve manter referência, fornecedor, processo, data, unidade de fornecimento, preço e evidência suficiente para conferência. Divergências entre bases públicas e páginas de consulta precisam ser sinalizadas sem transformar dados incertos em afirmações conclusivas.
- Preços públicos dentro do período de validade adotado.
- Alerta para referências próximas do vencimento.
- Prevenção do uso duplicado do mesmo fornecedor no mesmo item.
- Confirmação humana quando natureza, formato ou unidade exigirem conversão.
- Justificativa quando outra fonte substituir as contratações similares.
Memória de cálculo
A memória deve apresentar as referências utilizadas, o método estatístico, o cálculo do valor unitário, a quantidade definida no ETP e o total de cada item. Tabelas facilitam a conferência, mas devem ser acompanhadas da motivação necessária às escolhas realizadas.
O Sistema Sator - Gestão organiza a pesquisa por item, mantém as evidências selecionadas e forma o documento com enquadramento normativo e rastreabilidade.
Assistência com decisão humana
Automação e inteligência artificial podem organizar resultados e sugerir justificativas, mas a equipe deve confirmar compatibilidade, validade, fonte e aderência à realidade local antes de concluir a estimativa.